Wissensmanagementsysteme

Das Wissen in einem Unternehmen ist heute eines der wichtigsten Ressourcen überhaupt. Vor allem in unserer modernen Gesellschaft wird die Ressource Wissen und das damit verbundene Humankapital für jedes Unternehmen essentiell und der richtige Umgang mit dem Wissen zum Überleben wichtig. Schon in den 1990er Jahren wurden etwa 75% der Arbeit geistig erbracht und nur ein Bruchteil noch körperlich. Durch den immer größer werdenden Anteil der IT und der automatisierten Prozesse, wird dieser Anteil an geistiger Arbeit in der Zukunft noch weiter ansteigen. Zusätzlich werden Entwicklungszyklen kürzer und Neuentwicklungen müssen in wesentlich kürzeren Abständen rausgebracht werden. Im Hinblick auf diese Probleme müssen neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet und bereits vorhandene Mitarbeiter auf den aktuellen Stand der Informationen gehalten werden. Vor allem wenn im Unternehmen hohe Fluktuation herrscht oder ständig neue Projekte vorangetrieben werden, sollten das Unternehmen die Mitarbeiter auf diesem Weg mitnehmen und mit ausreichend Informationen für ihre tägliche Arbeit versorgen. Aus diesem Grund ist das Wissen, welches ein Unternehmen besitzt, heute die wichtigste Ressource und ein Wettbewerbsfaktor der nie vergessen werden darf. Der Erhalt und die ständige Erweiterung des Wissens garantiert heute das Überleben eines jeden Unternehmens.

Was ist Wissen?

„Als Wissen wird üblicherweise ein für Personen oder Gruppen verfügbarer Bestand von Fakten, Theorien und Regeln verstanden, die sich durch den größtmöglichen Grad an Gewissheit auszeichnen, so dass von ihrer Gültigkeit bzw. Wahrheit ausgegangen wird“ (Wikipedia).

Als Gruppe kann hier auch das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern verstanden werden und die dazugehörigen Daten, Fakten, Theorien und Regeln sind dann das Wissen, welches sich das Unternehmen im Laufe der Jahre aufgebaut und angeeignet hat. Gerade die Zusammenhänge, wie Prozesse funktionieren und das damit verbundene prozedurale Verständnis ist ein entscheidender Faktor im Wettbewerb. Grundsätzlich können drei Aspekte beim Wissen unterschieden werden. Das ist das subjektive bzw. personengebundene (Wissen einer Person), kontextabhängige (Wissen in Kontext eingebunden) und handlungsbezogene (Wissen aktiv durch eine Person konstruiert: Erfahrungsgewinn, Handeln, Erkennen, und Denken).

Schon die drei Aspekte zum Wissen an sich, zeigen sehr gut, wie breit das Wissen im Unternehmen verteilt ist und das nicht nur das Wissen in Dokumenten oder Verfahrensanweisungen gemeint ist, sondern es geht weit darüber hinaus. Deshalb ist der Umgang mit Wissen im Unternehmen auch eine der vielfältigsten und schwierigsten Aufgaben die zu bewältigen ist. Wissenstransfer bzw. Weitergabe von Wissen und das organisatorische Lernen im Unternehmen sowie Wissen für alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt und überall auffindbar zu machen ist die Kunst des modernen Wissensmanagements.

Was bringt ein Wissensmanagementsystem?

Wie bereits erwähnt, soll das Wissen für alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt und überall auffindbar sein. Genau da setzt das Wissensmanagementsystem an und unterstützt das Unternehmen und die Mitarbeiter aktiv dabei, Wissen zu verteilen und bereitzustellen. Es soll mit Hilfe eines Wissensmanagementsystems ein systematischer Einsatz von Werkzeugen generiert werden, der es allen Mitarbeitern und Führungskräften ermöglicht, das benötigte Wissen jederzeit abzurufen und für die Arbeit zu nutzen. So wird das Erreichen der Prozess- und Unternehmensziele aktiv durch definierte Technologien und Kommunikationswerkzeuge unterstützt, gespeichert und für weitere Zwecke zusätzlich dokumentiert.

„Durch leicht zugängliche Informationsbasen ermöglicht es das Wissensmanagement, Informationen zu sammeln, auffindbar zu machen, zu erhalten, zu transportieren und auszutauschen sowie für die Generierung neuen Wissens zu nutzen“ (Riempp 2004).

Diese Aussage von Riempp ist absolut passend und beschreibt die Vorteile eines modernen Wissensmanagementsystems für Unternehmen, Forschungseinrichtungen oder Verwaltungen optimal.

Probleme durch fehlendes Wissensmanagement

Unternehmen die kein oder ein mangelhaftes Wissensmanagement betreiben, haben im Wettbewerb mit anderen Unternehmen wesentliche Nachteile und treffen auf eine Reihe typischer Probleme, die nur sehr schwer auszugleichen sind.

Typische Probleme eines fehlenden Wissensmanagements:

  • Aufwendiges Suchen von benötigten Informationen
  • Fehlendes Innovationspotential
  • Unzureichendes Wissen zur Aufgabenbewältigung bzw. Aufgabenlösung
  • Expertensuche im eigenen Unternehmen dauert zu lange
  • Produktqualität nicht immer optimal
  • Zusammenarbeit über verschiedene Bereiche bereitet Schwierigkeiten
  • Time to Market (Produkteinführungszeit) dauert recht lange
  • Oft wird das „Rad“ neuerfunden ohne es zu müssen

Es reicht daher nicht aus, nur ein System zum Wissenserhalt und Wissensmanagement im Unternehmen technisch zu implementieren, es muss auch im gesamten Unternehmen (Mitarbeiter, Führungspersonen, Management) integriert, gelebt und in die bestehenden Abläufe und Prozesse eingebettet werden.

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